Пользователь с административными правами находится как бы “над правилами Workflow”. Это означает, что он может осуществлять все возможные изменения статусов статей, которые допускаются алгоритмом Workflow.

Для того, чтобы создавать и использовать Workflow, необходимо сначала настроить набор статусов. Статусы создаются на уровне сайта (вкладка Statuses).

На любом сайте QP7 всегда есть 4 системных статуса:

• None (вес – 0)
• Created (вес – 10)
• Approved (вес – 50)
• Published (вес – 100)

Пользователь может дополнять этот набор своими статусами, присваивая им незанятые веса в интервале от 0 до 100. Изменить или удалить системные статусы невозможно. Как системные, так и пользовательские статусы могут затем быть использованы при создании правил Workflow.

Правила Workflow создаются с помощью специального интерфейса. В нем можно менять количество этапов Workflow, изменять статус этапа Workflow, назначать пользователя или группу на данный этап.

Расположение этапов в данном графическом интерфейсе (от создания к публикации) -– сверху вниз. Статусы назначаются на этапы не произвольно – последовательность их весов должна быть возрастающей. Рекомендуется последним статусом Workflow делать Published, так как Publishing Containers по умолчанию настроены на вывод подобных записей. Обратите внимание на то, что кроме задаваемых правил в Workflow всегда неявно присутствует “нулевое” правило, которое заключается в том, что вновь создаваемой статье присваивается статус None. Данное правило не отображается в интерфейсе редактирования Workflow. Кроме этого cуществуют дополнительные настройки для Workflow в целом: • Apply By Default определяет то, будет ли по умолчанию выставлена галочка Apply Workflow Rule в интерфейсе Article Info. Значение по умолчанию же самой галочки Apply By Default определяется параметром ApplyWorkflow конфигурационного файла QP7. • Create Default Notification более подробно описана в следующем разделе. При изменении существующего Workflow, если меняется пользователь или группа, назначенный на некоторый этап Workflow и если у нового пользователя/группы недостаточно прав на те контенты, которые уже связаны с данным Workflow, то будет выдано соответствующее предупреждение. Администратор должен разрешить все возможные проблемы с правами, иначе Workflow будет неработоспособным!

При установке этой галочки будут автоматически сгенерированы уведомления для данного Workflow. Данные уведомления могут также быть созданы вручную. Существуют две похожие опции: Create Default Format для уведомлений и Create Default Notification для Workflow. Create Default Format является частным случаем Create Default Notification. При использовании обеих опций генерируются одинаковые форматы уведомлений, но Create Default Notification дополнительно создает и само уведомление. Нужно отметить, что создание автоматических уведомлений происходит как непосредственно при установке опции Create Default Notification для контентов, на которые уже назначен данный Workflow, так и при назначении Workflow на новые контенты. Автоматические уведомления, созданные таким образом, удаляются при сбросе опции Create Default Notification, удалении Workflow, или отмене назначения Workflow на контент.

Когда уведомление создано автоматически, в его настройках присутствует поле связи с Workflow: Use In Conjunction With. Пока связь существует, редактировать уведомление нельзя. После разрыва связи, остальные поля уведомления становятся доступными для редактирования. Автоматические уведомления по предоставляемой информации похожи на панель Articles Awaiting Your Approval на странице Home. Они оповещают тех пользователей, которую могут продвинуть статью далее по Workflow. Если необходимо настроить иную логику отправки уведомлений, можно создать их вручную, пользуясь при этом опцией Create Default Format, которая позволяет обходиться без написания кода. При этом имеет смысл использовать события On Status Changed и On Status Partially Changed. Событие On Status Changed срабатывает при изменении статуса статьи, которое произошло в результате использовании опций Apply Workflow Rule или Forced Status Demoting. Событие On Status Partially Changed срабатывает при частичном утверждении/отмене частичного утверждения статьи. Для события On Status Changed можно дополнительно задать статус, для которого должно сработать уведомление. Одно и то же уведомление можно подписывать на несколько событий сразу.

Права доступа на Workflow настраиваются в стандартном для QP7 Backend диалоге. Стоит только отметить, что эти права относятся только к просмотру/созданию/изменению/удалению правил Workflow, но они никак не влияют на применение правил Workflow в интерфейсе Article Info.

Назначить/отменить назначение Workflow на контент можно как в интерфейсе c помощью списка выбора в интерфейсе Content Info, так и на владке Assign (на одном уровне с Workflow). Отличие в том, что в интерфейсе Assign можно поменять настройки сразу для нескольких контентов. В интерфейсе Assign специальным значком отмечены те контенты, на которые уже назначены другие правила Workflow. При попытке изменить их привязку будет выдано соответствующее сообщение. При назначении Workflow на контент указывается, будет ли Workflow применяться к данному контенту асинхронно (работать в режиме расщепления статей) или нет. И в Content Info и в Assign за это отвечает галочка Split Article.

При назачении Workflow на контент создаются автоматические уведомления в том случае, если для Workflow была настроена соответствующая опция. Workflow на отдельную статью назначается через интерфейс Article Workflow (находится на одном уровне с Article Info). Статья может наследовать настройки Workflow от контента (поведение по умолчанию), иметь собственный Workflow (даже если на контент не назначено никакого Workflow) или не иметь Workflow вообще. Последний пункт актуален в случае, когда контент имеет некоторый Workflow, а для статьи по той или иной причине его нужно отменить.

Возможность параллельного Workflow настраивается для группы пользователей на вкладке Group Details установкой галочки Use Parallel Workflow. В этом случае при выборе группы для назначения на определенный этап Workflow, рядом с названием группы появляется надпись parallel approving, означающая, что для данной группы будут применяться правила параллельного Workflow.

Для того, чтобы пользователи, использующие QP7 Workflow, могли пользоваться информационными панелями Articles Awaiting Your Approval и Latest Five Articles You Approved, администратор должен разрешить использование этих панелей в соответствующих профайлах пользователей.